Voorwaarden factuur

Welke voorwaarden worden aan een factuur gesteld?

De facturen die u uitreikt, moeten voldoen aan de wettelijke eisen. Op alle facturen moet u in elk geval de onderstaande, door de wet bepaalde, basisgegevens duidelijk vermelden.

Alle stukken die aan deze eisen voldoen, kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming u deze uitreikt (zoals bijvoorbeeld rekeningen, nota's, declaraties, kwitanties of bonnen).

Basisgegevens

Op uw facturen vermeldt u in ieder geval:

• een opeenvolgend nummer;
• de datum van uitreiking van de factuur;
• de datum waarop de levering of de dienst wordt verricht of is voltooid of de datum (voorzover vastgesteld kan worden) van vooruitbetaling. Deze datum moet anders zijn dan de uitreikingsdatum van de factuur;
• naam en adres van de ondernemer die de levering of de dienst verricht;
• het btw-identificatienummer van de ondernemer die de levering of de dienst heeft verricht;
• naam en adres van de afnemer aan wie de levering wordt verricht of de dienst wordt verleend;
• het btw-identificatienummer van de afnemer aan wie de levering of de dienst is verricht;
• een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst;
• de hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of de verleende dienst;
• de vergoeding met betrekking tot elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs, de eventuele vooruitbetalingen en andere kortingen die nog niet in de eenheidsprijs zijn begrepen;
• het toegepaste tarief;
• het btw-bedrag uitgedrukt in euro's;
• als de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger; zijn naam en adres en btw-identificatienummer.

Als facturen niet aan deze eisen voldoen, bent u verplicht deze te herstellen. Dit doet u door een nieuwe, juiste en volledige factuur naar de afnemer te sturen. U verwijst op de nieuwe, juiste factuur naar de oude, onvolledige factuur en u nummert de nieuwe factuur door. U bewaart de nieuwe én de oude factuur in uw administratie.

Voor de omschrijving van de prestatie of de hoeveelheid van de goederen kunt u op de factuur eventueel verwijzen naar een schriftelijk contract of akte. Deze stukken vormen dan een onderdeel van de factuur. Ook elk ander document of bericht dat een wijziging aanbrengt in, en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur, geldt als een factuur.

Facturen betreffende in Nederland verrichte prestaties en van facturen die worden ontvangen door in Nederland gevestigde ondernemers kan de inspecteur een vertaling in het Nederlands vragen.

Let op!

Als een Nederlandse ondernemer diensten verricht aan een afnemer in een andere lidstaat, alwaar die Nederlandse ondernemer niet over een btw-identificatienummer beschikt, kunnen bijzondere regels gelden.

Bron: www.belastingdienst.nl