Waar moet ik op letten?

Waar moet ik op letten bij e-factureren?

Er zijn een aantal zaken die u in uw beslissing voor een online e-facturatieprogramma kunt meenemen. De belangrijkste overwegingen staan hieronder opgesomd:

Gebruikt u al administratie- of boekhoudsoftware?
Let op of een aanbieder koppelingen of import- en exportmogelijkheden heeft. Vaak kan dit via een bepaalde standaard, maar soms moet er iets voor u op maat gemaakt worden. Als u dit gaat gebruiken hoeft u slechts minimale aanpassingen te doen aan uw huidige proces.

In sommige gevallen kan het handig zijn om helemaal over te stappen en uw oude administratieprogramma niet meer te gebruiken. Vraag vooral even na bij de aanbieder wat de mogelijkheden zijn!

Doet u aan internetbankieren?
Kijk dan of de aanbieder de mogelijkheid heeft om een zogenaamde bankimport te verwerken. Hiermee kan automatisch bepaald worden welke facturen al betaald zijn, dat scheelt u een hoop werk.

Doet u zelf de financieële administratie?
Als u zelf geen boekhouder bent maar wel de administratie doet dan is e-factureren juist iets voor u. E-facturatie software kan u prima helpen met de saaie en tijdrovende klussen. Zoek vooral software waar u prettig mee kan werken. Als het fijn werkt zal u er vaker mee aan de slag gaan en zal uw administratie beter op orde zijn.

Wat voor een klanten heeft u?
Heeft u veel kleine zakelijke klanten of consumenten die kunnen betalen via internetbankieren, dan verdient het aanbeveling om te kijken of de aanbieder een iDeal betalingsmogelijkheid heeft. iDeal kunt u (soms gratis) bij uw bank aanvragen. Met iDeal kunnen uw klanten direct, veilig, automatisch en foutloos de factuur betalen.

Als u grote zakelijke klanten heeft, die eigen administratie en boekhoudsoftware gebruiken, let dan op of uw aanbieder ook een factuur-export via een open standaard kunnen aanbieden. Deze klanten kunnen dan uw facturen automatisch in hun eigen administratiesysteem verwerken en dat zorgt ook weer voor snellere betalingen en minder fouten.

Speelt PR bij u een grote rol?
Indien uw publiek imago voor uw bedrijf belangrijk is, let dan op dat u in ieder geval uw logo bij uw e-factuur kan krijgen. Idealiter dient u voor een oplossing te kiezen waarbij u een factuur in huisstijl kan maken. Zo blijven de klanten uw facturen goed herkennen en gaan de facturen niet op in de grijze massa.

Zijn uw klanten slechte betalers?
Zijn uw klanten langzaam met betalen, maken ze veel fouten of raken ze wel eens facturen kwijt? Dan is een online facturatie-systeem erg handig aangezien e-mail is makkelijker is terug te vinden en makkelijker is door te sturen dam een papieren factuur. Kies wel een aanbieder die een heel duidelijk opgemaakte e-mail biedt, zodat uw factuur niet alsnog 'zoek' raakt omdat het de ontvanger niet gelijk duidelijk is wat met de e-mail moeten doen.

Factureert u vaak dezelfde producten en/of diensten?
Indien dezelfde producten vaak terugkomen op uw factuur, let dan op of uw aanbieder ook productbeheer heeft. Dit zal u veel tijd schelen en u zal minder vaak fouten maken.

Hoeveel facturen verstuurt u per jaar?
De hoeveelheid facturen die verstuurt worden is ook een aandachtspunt. Met name bij een veel facturen plukt u de vruchten van e-factureren. Bij heel veel facturen moet wel gelet worden op de mogelijkheid van maatwerk.
10 - 50 facturen per jaar
Online e-factureren is een ideale oplossing voor u: u kunt meestal gelijk aan de slag. Kijk vooral naar prijs en gebruikersgemak, bij sommige aanbieders kunt u zelf gratis terecht!

50 - 500 facturen per jaar
U valt in de middenmoot en dat betekent dat u goed dient te kijken naar de overige op deze pagina genoemde kenmerken van uw facturatieproces om de juiste aanbieder te kiezen. E-factureren is voor u een goede oplossing, maar alleen bij de aanbieder die goed past bij uw situatie.

500 of meer facturen per jaar
Ga dan op zoek naar een aanbieder die ook een maatwerk aanbiedt, een paar kleine aanpassingen aan uw eigen situatie kan u dan veel tijd en geld spelen. Vraag hiernaar!

Indien u minder dan tien facturen per jaar verstuurt, dan biedt e-factureren  niet zoveel extra: de meeste opties zal u niet gebruiken en bovendien loopt u dan het risico dat u door het sporadische gebruik iedere keer opnieuw bekend moet worden met het programma.

Hoe leuk vindt u factureren?
Dit is zeker geen onbelangrijke vraag, want voor velen is facturatie een bijzaak, een sluitpost in de bedrijfsactiviteiten waar ze eens per maand de tijd voor nemen. Bent u zelf geen liefhebber van het opmaken en versturen van rekeningen, dan kan een online facturatieprogramma veel voor u betekenen. Het maakt factureren makkelijker, sneller en daardoor leuker. Let in dit geval vooral op de gebruikersvriendelijkheid van het programma: minder mogelijkheden maar een eenvoudige bediening zou wel eens de beste keus kunnen zijn.

Als u graag een de mogelijkheden die de bekende aanbieders van online e-factureren hebben naast elkaar wil zien, klik dan hier >>