Nieuws

Versoepeling regels e-factureren

De vereenvoudiging van e-factureren is een feit, papier is niet langer heilig. Ondernemers mogen rekeningen versturen als een simpel bericht via internet.

E-factureren heeft in Nederland en Europa de afgelopen periode steeds meer aandacht op zich weten te vestigen. Het voorlopige hoogtepunt in Nederland werd bereikt op 12 februari 2009 door de mededeling van de staatssecretaris van Financiën dat versoepelde regels voor e-factureren vrijwel direct worden toegepast. Waarom deze versoepeling en wat houdt die in? Wat zijn de gevolgen op korte en langere termijn? En hoe verhoudt de versoepeling zich tot Europese ontwikkelingen?
Al in 2001 werd een Europese Richtlijn vastgesteld rondom btw-verplichtingen. In de jaren daarna werd duidelijk dat e-factureren zich ontwikkelde tot een soort tweekoppig monster.

Aan de ene kant was iedereen het erover eens dat e-factureren allerlei besparingen en andere voordelen kan realiseren. Aan de andere kant leek de regelgeving in Europa en Nederland onvoldoende rechtszekerheid te bieden. Dit had onder meer te maken met de mogelijkheid voor Europese lidstaten om ieder een eigen menu aan wettelijke voorwaarden rondom e-factureren samen te stellen. Verder werd voorgeschreven met welke technische methoden e-factureren moest worden toegepast.

En alsof dat nog niet genoeg was, hebben we in Nederland ook nog te maken met fiscale wetgeving die zich niet op de technische methoden richt, maar juist op de achterliggende principes, zoals controleerbaarheid en ‘comply or explain'. Hierdoor hebben we in Nederland - tot voor kort - nooit echt een goed gevoel van rechtszekerheid bij e-factureren gehad. Voeg daarbij de behoefte aan standaarden om de perceptie van complexiteit weg te werken en de relatieve onbekendheid van het onderwerp, dan is de donkere kant van een glimmende medaille een feit.

Eind januari 2009 is de Europese Commissie met een voorstel gekomen om de regels rondom factureren en e-factureren te versimpelen, te moderniseren en te harmoniseren. Het voorstel loopt synchroon met de aanbevelingen die PricewaterhouseCoopers op verzoek van de Europese Commissie heeft opgesteld op basis van een evaluatie. Ook het tussentijdse advies van de Europese Expertgroep E-factureren bevat vergelijkbare elementen.
De belangrijkste wijzigingen bij e-factureren zijn:

• Er is geen voorafgaande toestemming nodig om een elektronische factuur te kunnen verzenden.


• Een elektronische factuur wordt aan een papieren factuur gelijkgesteld als het gaat om de voorwaarden waaraan moet worden voldaan.


• De technische middelen waarmee de controleerbaarheid van elektronische factureren kan worden gewaarborgd, zijn verwijderd.


• In plaats daarvan komt het beginsel dat de waarborgen ook kunnen worden gerealiseerd door de factuur te beoordelen in het licht van andere bronnen, zoals de verkoopadministratie, de inkoopadministratie en betaalrekeningen.


• De bewaartermijn voor facturen wordt gelijkgetrokken naar zes jaar


• De wetgeving voor e-factureren wordt gelijk in alle Europese lidstaten. De geldigheid die bijvoorbeeld in Nederland wordt gecreëerd bij een elektronische factuur is in principe ook van toepassing in de lidstaat waar de factuur naartoe wordt gezonden.

Met het besluit van de staatssecretaris van Financiën om de regels voor e-factureren te versoepelen, lijkt Nederland voor te sorteren op wat uiteindelijk op Europees niveau tot stand komt, door te stellen dat papier niet langer heilig is. Ondernemers mogen rekeningen aan elkaar ook gewoon versturen als een simpel bericht via internet, zoals per e-mail, zonder allerlei regeltjes en voorschriften.
Tot voor kort moesten bedrijven kunnen aantonen dat de bonnen aan allerlei echtheidskenmerken voldoen, zoals authenticiteit en integriteit. In het nieuwe besluit is ‘vorm- en middelvrij' e-factureren het uitgangspunt geworden. De Belastingdienst past al vanaf maandag 16 februari 2009 deze nieuwe werkwijze toe, vooruitlopend op een wetswijziging.

Het doel is om het gevoel van rechtsonzekerheid rondom e-factureren weg te nemen. Het besluit doet dit door e-facturen die op de meest laagdrempelige manier worden verzonden - per e-mail - als rechtsgeldig aan te merken. Daardoor geldt vrijwel automatisch dat geavanceerdere en veiligere vormen van e-facturen dan per e-mail ook rechtsgeldig zijn. De rechtszekerheid die hierdoor gecreëerd wordt, ontneemt vrijwel elke reden om e-factureren niet meteen toe te gaan passen. En zo opent zich een uitgelezen mogelijkheid voor het bedrijfsleven, en het mkb in het bijzonder, om per direct te kunnen besparen en zich weer een beetje meer te weren tegen economisch zwaar weer.
Kortom, de vereenvoudiging van e-factureren is een feit. Het is een geweldig gebaar dat allerlei mogelijkheden biedt voor het bedrijfsleven in Nederland en voor de aanbieders op het gebied van e-factureren. We zullen de komende jaren aan de ene kant een verschuiving zien in aandachtspunten rondom e-factureren, zoals factuurautomatisering, spookfacturen en bewijspositie in het handelsverkeer. Daarnaast leidt dit besluit tot versnelde innovatie en standaardisatie rondom e-factureren, allemaal gestuurd door de praktijk. En zodra de Europese harmonisatie een feit is, dan geldt dit voor heel Europa. Dan wordt e-factureren een glimmende medaille waarvan we al snel zullen zijn vergeten hoe we deze ook al weer hadden veroverd.